Cuando llegan estas fechas hay un fenómeno, a parte del calor, que hace presencia con fuerza en muchas ciudades. Los eventos del verano, de donde se espera recaudar grandes beneficios y sellar una nueva edición para pensar ya en el siguiente año. Los más típicos son los musicales y festivaleros, sin olvidarse de los culturales, deportivos, etc… ¿Cómo se organiza un evento y de qué forma puedo promocionarlo? Cuando pienso en la palabra «evento», hay dos figuras muy importantes que deben estar presentes. El director de organizaciones, y el responsable de comunicación, además de muchas otras que hoy no trataré. Un evento envuelve a cinco pilares fundamentales: Empresa o entidad organizadora, Patrocinadores, Medios de comunicación, Instituciones y Público. No es fácil agraciar y contentar a todos. Es por ello, que desde el principios se deben buscar sinergias y alianzas entre las cinco partes.
Hay que involucrar a todos por igual, que unos y otros se sientan colaboradores de dicho proyecto. Y para ello, todos tienen que ver sus beneficios. Esto ya no es tan fácil. Si uno de ellos no quiere participar, es mejor detenerse que continuar porque siempre tendremos una «pata coja». ¿Y cómo se hace que 5 entes distintos lleguen a buen puerto, con lo difícil que resulta hoy en día que dos personas se pongan de acuerdo…? Desde mi humilde expiencia, considero que ese papel lo tiene que jugar una figura externa que pueda englobar a los 5.0 y que resultaría ser la Agencia de Comunicación, quien comenzará sellando con su cliente (entidad o instituación organizadora) la colaboración. A continuación, la Agencia, con su amplia red de contactos, acercará a los patrocinadores a formar parte de esta realidad. De esta forma, el evento enriquecerá su imagen y reputación. Del mismo modo, la agencia presentará de la mano del cliente el proyecto a las instituciones para que apuesten por él.
Y, por último, desarrollará una estrategia de marketing y comunicación para llegar a través de los medios de comunicación, al mayor número de público. Siempre deberá buscar media partners que le faciliten el camino para acceder a la audiencia, y marcará una estrategia de networks social media para informar al mayor número de personas de su evento. En las redes sociales el evento tiene que echar humo, muchos meses antes. De esta forma, el cliente podrá utilizar su tiempo en plena dedicación al desarrollo y planificación del evento, mientras que sus asesores de marketing y comunicación irán uniendo todas las piezas del puzzle que configura un evento 5.0
Suerte a todos aquellos que estáis trabajando en proyectos de este tipo… No os olvidéis de la CREATIVIDAD, sin la que nada ni nadie podrá mover ficha.
